Meet up Websitearchivering was ‘nuttig’ en ‘verhelderend’

“De zorgdrager is en blijft áltijd verantwoordelijk voor de naleving van alle eisen voor websites”, “De zorgdragers moeten ook afdelingen Communicatie gaan betrekken” en “We willen de burgers zien te bereiken”. Dit werd gezegd tijdens de Meet up Websitearchivering die plaatsvond op 25 september, waaraan zo’n 65 medewerkers van diverse overheidsorganisaties deelnamen.

Informatie uitwisselen

Aangezien het project Webarchivering Rijksoverheid een half jaar geleden is gestart, was de focus van de Meet up informeren en het inventariseren van de ideeën en behoeftes van de aanwezigen, in de vorm van een werksessie in groepjes. Het project staat immers aan de vooravond van enkele belangrijke beslissingen, zoals het vaststellen van een normenkader en de geplande aanbesteding voor een centrale voorziening. Al met al dus een goed moment om informatie uit te wisselen.

Meet up Websitearchivering 25 september 2018

Beeld: Arenda Oomen

Project Webarchivering Rijksoverheid

Projectleider Jeanine van Dijk presenteerde als eerste over het project Webarchivering Rijksoverheid. Ze lichtte het doel voor het project toe: ‘De inhoud van websites met openbare informatie van de Rijksoverheid toegankelijk houden voor zo lang als nodig’. Een belangrijke reden daarvoor is dat burgers rechten kunnen ontlenen aan informatie die is verschenen op openbare websites, dus die informatie moet op elk gewenst moment terug te vinden te zijn.

Om de archivering van deze websites op een uniforme en eenduidige manier uit te voeren, is het plan om hiervoor een centrale voorziening te creëren voor de Rijksoverheid. Het aanbestedingstraject om dat te realiseren, start in principe in februari 2019. “Maar ook als je je aansluit op de centrale voorziening ben en blijf je áltijd zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle eisen waar Rijkswebsites aan moeten voldoen (zie www. eisenrijkswebsites.nl)”, voegde Marc van de Graaf toe van de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) .

Richtlijn voor archivering overheidswebsites en vervroegde overbrenging

Daarna volgde de richtlijn Archivering overheidswebsites, toegelicht door Erik Saaman van het Nationaal Archief. De richtlijn is geen wettelijke verplichting, maar een basis voor afspraken. Maar, als je de norm niet volgt, moet je zelf je eisen voor archivering bepalen, want websites vallen ook onder de Archiefwet.
Erik lichtte de eisen aan de archivering van websites uit de richtlijn van het Nationaal Archief toe en legde uit wat webharvesting is. Deze bewezen techniek wordt gebruikt in het proces van archiveren van websites, die geen extra aanpassingen van de website vergt. De webharvesting richt zich nu alleen op content binnen de grenzen van de website zelf. Erik: “De zogeheten dynamische content van websites wordt nu niet meegenomen in het proces, want dat wordt te veel in één stap. Maar wellicht gebeurt dit wel in een latere fase."

Franciska Overduin van het Nationaal Archief vertelde meer over het deelproduct impactanalyse vervroegde overbrenging webarchieven. Na intensieve onderlinge afstemming is het advies gegeven om verzoeken van Rijksonderdelen voor vervroegd overbrengen van webarchieven ouder dan drie jaar positief te besluiten. Franciska legt ter verduidelijking uit: “Er zijn wel randvoorwaarden waar aan moet worden voldaan, bijvoorbeeld het jongste onderdeel van het webarchief dient minimaal drie jaar oud te zijn .” Deze overbrenging richt zich trouwens alleen op dezelfde scope als de Richtlijn: openbare websites en (nog) niet op andere vormen van websitearchivering zoals intranet.

Terugkoppeling: scope, processen en communicatie

Na de presentaties wordt in kleine groepjes de volgende vragen besproken:
1 A) Wat verwachten jullie van het project?
1 B) Hoe willen jullie ondersteund worden in de implementatie en het proces?
2.  Waar ligt jullie behoefte qua toekomst voor websitearchivering nadat de centrale voorziening voor webharvesting (voor openbare websites) is gerealiseerd?

In de terugkoppeling kwam een aantal zaken aan de orde die gelinkt zijn aan de communicatie, de scope van het project en de (kwaliteit van de) processen rondom websitearchivering. Enkele groepjes formuleerden de communicatie naar buiten toe als toekomstige behoefte. Het archiveren van de overheidswebsites doe je vooral voor burgers zodat zij informatie kunnen terugvinden, maar dan moeten ze wel weten waar ze die informatie kunnen vinden. Jeanine van Dijk haakt hier bij aan: “De zorgdragers moeten ook de afdelingen Communicatie gaan betrekken bij dit traject. Zij moeten op de hoogte zijn over wat websitearchivering inhoudt, dat is echt belangrijk.”
Ook de uitbreiding van de scope naar dynamische content werd benoemd als toekomstige behoefte. Daarnaast kwamen verplichtingen en kwaliteit aan de orde en daar zit meer vast dan je wellicht zou denken. Erik Saaman: “Denk niet als zorgdrager dat je er bent door aan te haken bij de centrale voorziening. Je zal een overzicht van alle websites moeten aanleveren aan DPC en de metadatering moeten regelen. Ook heb je nog de administratieve overbrenging en de selectielijsten.”

Highlights Meet up

Ben u benieuwd naar de highlights en beelden van de Meet up? Bekijk dan dit compacte filmverslag om een indruk te krijgen van de bijeenkomst.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het programma Rijk aan Informatie (RaI)? Of heeft u ideeën of vragen op het vlak van websitearchivering? Neem dan contact op met projectleider Webarchivering Rijksoverheid Jeanine van Dijk: jeanine.dijk@minbzk.nl of via rijkaaninformatie@minocw.nl.