De informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Die gegevens kunnen variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een bierviltje met afspraken. Door de digitalisering is de hoeveelheid beschikbare informatie en bronnen enorm toegenomen. Het Rijk beschikt over richtlijnen (o.a. BIHR) en er is ook wetgeving (Wob en Archiefwet). Deze richtlijnen en wetten zijn echter complex en daardoor lastig na te leven. Daarom zijn we als één Rijk aan de slag met de verbetering van de informatiehuishouding.

Hoe gaan we de informatiehuishouding toekomstbestendig maken?

De programma’s Rijk aan Informatie en MOOI (Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie) helpen bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk. MOOI richt zich op de modernisering van de wetgeving in het kader van openbaarmaking. RaI zorgt ervoor dat de informatiehuishouding die dat mogelijk moet maken op orde komt. RaI geeft medewerkers heldere richtlijnen en gebruiksvriendelijke tools om bij te dragen aan een goede kwaliteit van overheidsinformatie.

De opdracht

De opdracht aan RaI is als volgt geformuleerd: ‘Met behulp van nieuwe technologieën het op een geautomatiseerde wijze toewerken naar de "by design" toepassingen in de informatiehuishouding. Enerzijds worden de technische (on)mogelijkheden onderzocht en anderzijds de instructies die ambtenaren hierbij nodig hebben getest.’

Om een robuuste, flexibele en toekomstbestendige informatiehuishouding te realiseren, is heldere wetgeving ook essentieel. Op dit moment zijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Archiefwet in beweging. Rijk aan Informatie is hier nauw bij betrokken en gaat aan de slag met de implicaties van de wijzigingen voor de rijksmedewerker.

De visie

De visie van Rijk aan Informatie is:

" De informatiehuishouding van het Rijk ondersteunt optimaal rijksbrede samenwerking, delen, archiveren en (actieve) openbaarmaking. De informatiehuishouding ontzorgt de medewerkers, door bestaande regels en werkwijzen rond archiveren, vernietigen en openbaar maken zoveel mogelijk te automatiseren; niet automatiseerbare regels en werkwijzen, die bv. zijn ontstaan in het pre- digitale tijdperk, worden waar mogelijk zo aangepast zodat ze wel automatiseerbaar zijn."

De werkwijze

Rijk aan Informatie werkt vanuit een programmaplan  waarin per jaar de voorgenomen projecten staan beschreven. Voor ieder project worden  plannen van aanpak opgesteld die zijn goedgekeurd door de Stuurgroep RaI. In het plan van aanpak worden de probleemstelling, de wijze van werken, de beoogde resultaten, het gevraagde budget en het opdrachtgeverschap beschreven.

De aansturing

Het opdrachtgeverschap van RaI als programma is belegd bij SG OCW en CIO Rijk.

De minister van OCW is politiek verantwoordelijk voor het wettelijk kader in de Archiefwet. De staatssecretaris van BZK is verantwoordelijk voor de baselines informatiehuishouding, informatiebeveiliging en digitalisering Rijksbreed. SG OCW en CIO Rijk zijn beleidsverantwoordelijken en daarmee opdrachtgevers voor het programma RaI. Het programma heeft gekozen voor een organisatieoverstijgende samenwerking met deelnemende departementen, Nationaal Archief, Belastingdienst, SSC-ICT en Doc-Direkt. Partijen sturen het programma in de Stuurgroep RaI.

Samenstelling van de stuurgroep Rijk aan Informatie

De volgende personen hebben zitting in de stuurgroep RaI:

  • Marjan Hammersma (Voorzitter / SG OCW)
  • Hans Wanders (Vice-voorzitter / CIO-Rijk)
  • Willem van Ee (pSG BuZa / vertegenwoordigt ook IenW)
  • Johan Maas (Directeur Bedrijfsvoering EZ / vertegenwoordigt ook OCW en AZ)
  • André Dijkhuis (Directeur Doc Direkt / vertegenwoordigt BZK, SZW en FIN)
  • Marens Engelhard (Directeur Nationaal Archief)
  • Sylvia Bronmans (Directeur SSC-ICT)
  • Afke van Rijn (Directeur Media en Creatieve industrie OCW / bewaakt link met archiefwet)
  • Roel van Beelen (Waarnemend programmamanager MOOI / bewaakt link met WOO/WOB)

Naast bovenstaande personen nemen de volgende personen deel aan het stuurgroepoverleg:

  • Jacqueline Rutjens (Directeur Rijk aan Informatie)
  • Hella Borking (Secretaris Rijk aan Informatie)

Daarnaast nemen wanneer relevant projectleiders van RaI deel aan het stuurgroepoverleg.