Me(d)ewerker aan informatie

Het project Medewerker aan Informatie heeft tot doel om in algemene zin het bewustzijn van medewerkers op het gebied van informatiehuishouding te vergroten. Daarnaast werkt het project mee aan de implementatie van de uitkomsten uit de andere projecten van RaI, daar waar het de medewerker betreft.

Doel en aanpak M(e)dewerker aan informatie

In algemene zin vallen de volgende taken onder het project:
• Kennis vergaren over hoe mensen in beweging te krijgen zijn als het om aan informatiehuishouding gerelateerde zaken gaat
• Kennis vergaren over goede voorbeelden op het gebied van informatiehuishouding en gedrag van medewerkers (bij het Rijk)
• Voorlichting en communicatie over de het programma Rijk aan informatie en goede voorbeelden binnen het Rijk
ene zin vallen de volgende taken onder het project:
• Kennis vergaren over hoe mensen in beweging te krijgen zijn als het om aan informatiehuishouding gerelateerde zaken gaat
• Kennis vergaren over goede voorbeelden op het gebied van informatiehuishouding en gedrag van medewerkers (bij het Rijk)
• Voorlichting en communicatie over de het programma Rijk aan informatie en goede voorbeelden binnen het Rijk

Stand van zaken

Concreet vertalen we deze taken op dit moment op de volgende manier:
• Het laten uitvoeren van een segmentatie-onderzoek waarbij we in kaart brengen welke type medewerkers er zijn, in hoeverre ze open staan voor gedragsverandering en hoe ze dan tot ander gedrag te brengen zijn. We zijn bezig met de aanbesteding van dit onderzoek.
• Het is de bedoeling om een netwerk op te zetten van relevante personen bij de Rijksorganisaties wat betreft mensen die zich met het gedragsaspect van informatiehuishouding bezighouden. Hierdoor kunnen we in kaart brengen welke initiatieven er al zijn, welke initiatieven werken en kunnen we vervolgens goede voorbeelden delen met andere organisaties. Deze activiteit staat nog in de opstartfase.
• We brengen circa zes keer per jaar een nieuwsbrief uit. Ook onderhouden we deze website met informatie over onze projecten en andere goede voorbeelden die we regelmatig updaten. Tot slot ondersteunen we bij de organisatie van Meet ups. Bij deze Meet ups wordt steeds een ander project van RaI uitgelicht.
• Daarnaast gaan we meer in algemene zin (en dit sluit ook aan aan het project Future lab) kijken hoe de toekomst van de informatie(huishouding) eruit ziet en wat we daarvoor nu al in gang moeten zetten om later proactief te kunnen reageren op alle ontwikkelingen. Dit onderzoek wordt opgezet vanuit een designmethodiek, wat inhoudt dat industrieel ontwerpers maatschappelijke vraagstukken herontwerpen. Aangezien in deze vraagstelling ook een belangrijke component van de mens zit, trekken het project Future lab en Medewerker aan informatie hierin samen op. Hiervoor loopt een offerte-aanvraag.

Naast de algemene taken en activiteiten, is Medewerker aan Informatie ook verantwoordelijk voor een goede implementatie van de producten die uit de andere projecten van RaI voortkomen.
Het eerste project waarmee we aan de slag gaan is ‘Bewaarbeleid van e-mails”. De andere projecten zijn op dit moment nog niet binnen scope, maar kunnen dat uiteraard in de toekomst wel worden.
Er zijn afgelopen jaar twee pilots gedaan met het bewaren van e-mails bij JenV en VWS. Over het algemeen zijn zowel medewerkers als DIV-medewerkers positief over de voorgestelde werkwijze. Wel blijkt dat er aandachtspunten zijn bij de medewerkers. Zo heeft niet iedereen de voorgestelde werkwijze gehanteerd (inrichten van privémap) en zijn er ook mails verwijderd die niet verwijderd hadden mogen worden. Ook wijst VWS op een mogelijke gedragsverandering ten aanzien van het gebruik van mail als medewerkers weten dat de mail bewaard zal worden, zeker bij sleutelfunctionarissen van wie de mail uiteindelijk bij het Nationaal archief zal belanden. Dit zijn zaken waar Medewerker aan Informatie mee aan de slag gaat naast de meer standaard implementatievraagstukken, zoals voorlichting en training. In de komende maanden wordt duidelijk welke departemeten in eerste instantie de mails structureel zullen gaan bewaren. Wij zullen samen met die departementen een implementatietraject vormgeven.

Op basis van bovenstaande doelen en activiteiten werken we aan een nieuw projectplan voor het komende jaar. Dit projectplan wordt op 11 december aan de stuurgroep RaI voorgelegd.

Hella Borking, projectleider Me(d)ewerker aan Informatie

Meer informatie?

Neem contact op met projectleider Hella Borking.