Webarchivering

Informatie van de overheid moet toegankelijk zijn, zowel actuele informatie als oude informatie. Eind 2016 heeft de Erfgoedinspectie onderzocht in hoeverre de websites van de centrale overheid worden gearchiveerd. Conclusie van dat onderzoek was dat overheden hun websites onvoldoende archiveren. Dit leidt tot verlies van informatie en is een (juridisch) risico. Vanuit deze context is door het Nationaal Archief een richtijn voor het archiveren van overheidswebsites opgesteld en is binnen het programma Rijk aan Informatie in januari 2018 het project Webarchivering Rijksoverheid gestart. Het project heeft als doel om te komen tot implementatie van een eenduidige archiveringspraktijk voor openbare websites van de Rijksoverheid. 

Richtlijn archiveren overheidswebsites voor publiekscommunicatie (Nationaal Archief)

De richtlijn bestaat uit eisen aan websitearchivering en een voorbeeld stappenplan voor hoe deze uit te voeren. Daarnaast worden de belangrijkste begrippen uitgelegd en worden de gemaakte keuzes toegelicht.
De eisen geven aan wat archiefvormers moeten doen vanuit hun verantwoordelijkheid om te zorgen voor duurzaam toegankelijke webarchieven. Ervan uitgaande dat archiefvormers een deel van de uitvoering van de eisen - aangaande de harvesting, beheer, en beschikbaarstelling-  kunnen uitbesteden aan een leverancier.  
Van de richtlijn is in mei een conceptversie opgeleverd die aangeboden is voor een openbare review waaraan door een dertigtal overheidsorganisaties, Rijk en decentraal,  is deelgenomen. De reviewcommentaren zijn inmiddels verwerkt. In afwachting van mogelijke aanpassing naar aanleiding van de kostenanalyse (zie hieronder) wordt in december een definitief concept voor vaststelling aangeboden aan de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief. Hierin zijn bestuurders uit alle lagen van de overheid en van archiefinstellingen vertegenwoordigd.
Zie het Kennisnetwerk Informatie en Archief voor de conceptversie van de richtlijn en uitgebreide informatie over het (review)proces.

Projectonderdelen en stand van zaken

  • Kostenanalyse Webarchivering

Voor het maken van een begroting voor het creëren van een centrale voorziening voor websitearchivering wordt een kostenanalyse gemaakt. Deze kostenanalyse is niet alleen benodigd voor het project maar ook voor het geven van inzicht aan de Standaardisatieraad over de impact op archiefvormers. Daarom is de kostenanalyse benodigd voor vaststelling van de richtlijn. De kostenanalyse wordt voor het Rijk opgesteld maar kan voor mede-overheden als rekenvoorbeeld  dienen. De kostenanalyse wordt in oktober afgerond.

• Beleidsnota zicht op Webarchivering
In de afgelopen periode zijn een aantal gesprekken gevoerd met archiefvormers. Daaruit kwam naar voren dat men nut en noodzaak van Websitearchivering onderschrijft en men positief staat tegenover het creëren van een centrale voorziening voor websitearchivering van openbare websites. Daarbij is aangegeven het van belang te vinden na te gaan hoe in de toekomst om te gaan met het harvesten van dynamische content (content die op basis van user input verandert binnen één en dezelfde URL), naast de huidige scope van het project, namelijk het harvesten van statische content. Daarvoor zal een beleidsnota worden opgesteld waarvoor input zal worden opgehaald in een klankbordgroep. De nota zal ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan het CIO Beraad en de ICBR.

  • Marktverkenning en aanbesteding

De Dienst Publiek en Communicatie (Ministerie van Algemene Zaken) zal een marktverkenning uitvoeren om na te gaan op welke manier de markt kan voldoen aan de huidige en toekomstige gewenste dienstverlening. Vervolgens zal de dienstverlening middels een (Europees) aanbestedingstraject worden ingekocht.

  • Richtlijn Webarchivering Rijksoverheid (CIO Rijk)

 De CIO Rijk stelt voor de implementatie van de websitearchivering binnen het Rijk een ‘Richtlijn Webarchivering Rijksoverheid’op. Hierin staan keuzes over webarchivering specifiek voor de  Rijksoverheid; de Staat der Nederlanden. Naar verwachting zal de Richtlijn een normenkader worden met een verplichtend karakter. In het project wordt momenteel gewerkt aan een concept van dit normenkader. Het normenkader moet aansluiten op de Richtlijn van het NA en zal daarom na vaststelling van de Richtlijn van het NA worden voorgelegd aan het CIO Beraad.

  • Communicatie

Om de doelgroep van RaI te informeren over het project Webarchivering Rijk is op dinsdag 25 september een Meet up georganiseerd bij het Nationaal Archief. Tijdens de Meet up is informatie gegeven over waar het project nu staat en wat de plannen voor de nabije toekomst zijn. Ook is er input opgehaald voor onder andere de verwachtingen met betrekking tot de implementatie. Al met al een was het een geslaagde middag met een goede opbrengst voor beide kanten; voor zowel het project als de deelnemers was de middag nuttig en verhelderend, met genoeg stof tot nadenken en actie.

Jeanine van Dijk- portrait

Jeanine van Dijk, projectleider Webarchivering

Meer informatie?

Neem contact op met Jeanine van Dijk.

Zie ook